Saat ini, dunia beralih ke metode online. Siswa mulai terbiasa dengan kelas online atau online. Begitu juga dengan pekerja yang telah bekerja dari rumah selama lebih dari setahun telah mengadopsi pendekatan WFH. Ini membuat banyak orang bertanya-tanya bagaimana cara menghadiri online untuk mendukung sekolah dan pekerjaan. Lantas, bagaimana cara melakukan absensi online? Baca artikel ini secara lengkap.
Cara Membuat Absensi Online Menggunakan Google Forms
Google Form merupakan layanan atau aplikasi dari Google yang dapat digunakan sebagai absensi online. Berikut langkah-langkah cara menggunakan Google Forms untuk absensi online:
- Buka halaman Google Forms https://www.google.com/forms/about/ dan pastikan Anda masuk atau masuk dengan Akun Google pribadi Anda.
- Klik tombol “Go to Google Forms”, lalu klik “Start a new form” dan pilih formulir kosong (dengan tanda plus). Beri nama formulir baru “Daftar Kehadiran” atau “Kehadiran”, tergantung pada kebutuhan Anda.
- Edit kumpulan pertanyaan di Google Forms karena pertanyaan default adalah formulir pilihan ganda. Untuk mengubahnya, klik Pilihan Ganda untuk membuka menu dan pilih model jawaban yang diinginkan.
- Anda dapat menggunakan dua metode untuk membuat absensi online melalui Google Form. Yang pertama adalah dengan menggunakan bidang jawaban singkat di mana Anda dapat meminta peserta untuk mengisi nama lengkap mereka. Cara kedua adalah dengan membuat daftar nama peserta yang sudah dimiliki, memasukkan daftar nama tersebut ke dalam pilihan jawaban di Google Form, dan peserta cukup mengklik atau memilih namanya. Yang harus Anda lakukan adalah membuat daftar nama peserta di Microsoft Excel dan salin (salin + tempel) atau seret daftar ke Google Forms.
- Selain daftar nama, Anda dapat menambahkan pertanyaan lain jika diinginkan. Untuk kelas online, Anda dapat menambahkan kuis singkat tentang materi hari itu, atau meminta siswa untuk mengunggah (upload) tugas.
- Setelah bagian isi Google Form selesai, klik tombol “Submit” di pojok kanan atas, pilih “Get Link”, dan jangan lupa centang checklist “Shorten Links” untuk membuat link Google Form singkat. Pilih “Salin” untuk mendapatkan tautan.
- Selanjutnya membagikan link absensi Google Form kepada peserta. Jika kehadiran terbatas waktu, Anda dapat menutup lembar kehadiran dengan mengklik “Terima Umpan Balik”.
- Untuk mendapatkan hasil absensi online, klik Reply pada halaman Google Forms Anda. Hasil absensi dapat dilihat langsung secara online atau diunduh sebagai file Excel. Selain itu, formulir disimpan secara otomatis di Google Drive untuk akses mudah kapan pun diperlukan.
Kamu sedang mencari aplikasi absensi online terbaik? Kamu Bisa dapatkan Disini!
Cara membuat kehadiran online saat menggunakan Google Meet
Google Meet tidak secara otomatis mencatat kehadiran. Namun, Anda dapat menggunakan ekstensi khusus yang dapat digunakan untuk merekam kehadiran secara otomatis.
Ekstensi yang dapat digunakan adalah “Google Meet Attendance”, yang dapat diinstal di browser Google Chrome. Ekstensi ini membantu mengotomatiskan pembuatan kehadiran online dengan lebih mudah. Berikut adalah langkah-langkah untuk menggunakan ekstensi Kehadiran Google Meet:
- Unduh ekstensi, buka toko web Google Chrome, cari “Kehadiran Google Meet”, dan klik “Tambahkan ke Chrome”. Setelah proses download selesai, ekstensi akan langsung terpasang di browser. Ekstensi hanya akan aktif saat Anda membuka Google Meet di browser.
- Selanjutnya Anda tidak perlu melakukan apapun karena semua sistem akan berjalan secara otomatis. Saat Anda berada di halaman Google Meet, tepat sebelum rapat dimulai, ekstensi akan muncul di layar.
- Selanjutnya Anda dapat menambahkan nama kelas atau rapat untuk membantu mengelola peserta. Masukkan nama kelas dan klik tombol Tambah.
- Mulai rapat dan Anda akan melihat kehadiran di bawah nama kelas yang Anda masukkan, muncul di sebelah kiri. Saat peserta bergabung ke ruangan, nama mereka akan muncul langsung di bawah nama kelas.
- Setelah rapat, Anda dapat menyimpan lembar kehadiran sebagai file CSV atau HTML.
Ekstensi kedua yang dapat digunakan adalah “Meet Attendance”. Ekstensi Kehadiran Meet menggunakan Google Spreadsheet untuk menyimpan informasi tentang peserta rapat. Berikut adalah langkah-langkah untuk menggunakan ekstensi Kehadiran Meet:
- Seperti sebelumnya, unduh ekstensi, buka toko web Google Chrome, cari “Meet Attendance”, dan klik “Add to Chrome”. Setelah proses download selesai, ekstensi akan langsung terpasang di browser.
- Selanjutnya, buka Google Meet di browser Anda dan masuk dengan akun google pribadi Anda dan mulai rapat. Saat rapat sedang berlangsung, Anda akan melihat tab tambahan yang merupakan fungsi dari ekstensi kehadiran rapat.
- Untuk melihat lembar rincian kehadiran, arahkan kursor ke tab dan Anda akan menemukan beberapa opsi. Klik ikon “Tambah” spreadsheet untuk membuat file terpisah.
Cara Menghadiri Online Saat Menggunakan Zoom Meeting
Zoom Meeting adalah salah satu aplikasi pertemuan online yang paling banyak digunakan. Salah satu fitur yang langsung tersedia di Zoom Meeting adalah otomatis kehadiran peserta. Setelah rapat, Anda dapat mengakses daftar kehadiran rapat Zoom dengan mengunjungi laporan rapat. Laporan kehadiran tersedia kira-kira satu jam setelah rapat.
Berikut langkah-langkah cara menghadiri online saat menggunakan Zoom Meeting:
- Buka Portal Zoom Anda dan klik “Masuk”. Klik pada bagian Laporan di sebelah kiri.
- Pastikan rentang tanggal di atas mencakup rapat yang harus Anda hadiri. Daftar rapat dalam rentang ini akan muncul di bawah. Cari rapat dan klik nomornya di kolom Peserta. Jika kolom peserta tidak terlihat, Anda mungkin harus memindahkan bingkai ke kanan. Jendela (tab) baru akan muncul dengan daftar peserta rapat.
- Jika seseorang keluar dan bergabung kembali dalam rapat, laporan peserta rapat akan menampilkan beberapa sampel peserta. Jika Anda hanya ingin menampilkan setiap peserta satu kali, centang “Tampilkan Pengguna Unik”.
- Untuk mengunduh informasi kehadiran sebagai file CSV, centang kotak Ekspor yang berisi data rapat. Daftar kehadiran mencakup informasi penting, termasuk tanggal rapat. Kemudian klik “Ekspor” untuk membuka file dengan Microsoft Excel, Google Spreadsheet, atau Nomor Apple.
Cara menggunakan perangkat lunak untuk absensi online
Selain menggunakan ketiga cara di atas, absensi online juga bisa dibuat dengan bantuan software. Ada banyak software yang tersedia untuk membuat absensi online, seperti UltiPro, Replicon, Time Doctor, CakeHR, Calamari, Ximble, Jibble, TrackSmart, DeskTime dan masih banyak lagi.
Beberapa perangkat lunak ini tersedia secara gratis, tetapi beberapa membebankan biaya berlangganan. Disarankan untuk menggunakan perangkat lunak ini untuk catatan kehadiran tingkat perusahaan atau sekolah. Jika Anda menggunakannya untuk pertemuan kecil atau pertemuan kelas, tiga cara di atas sudah cukup.